Interní komunikace

Z Multimediaexpo.cz

Interní komunikace, neboli také jako interní PR a Employee relations, je jednou ze součástí Public relations – vztahy s veřejností.

Interní PR zkoumá interní prostředí podniku, jinými slovy jedná se o komunikaci s vnitřní veřejností podniku, což jsou jeho zaměstnanci. Interní komunikace je hybnou silou celé firmy. Je základem motivace a je cestou k tomu, aby všichni věděli, co mají dělat a proč, i cestou ke společnému sdílení vizí, cílů a hodnot celé firmy. Zaměstnanci jsou nejdůležitější součástí celé firmy. Ve většině firem tvoří lidský kapitál padesát procent veškerých nákladů. Pomocí správně interní komunikace je nutné o zaměstnance pečovat.

Obsah

Cíle interní komunikace

Cíle interní komunikace jsou takové cíle, jejichž naplněním firma dosahuje efektivní úrovně interní komunikace:

  • Zajištění informačních potřeb všech pracovníků firmy a informační propojenost firmy zohledňující návaznost a koordinaci procesů.
  • Zajištění vzájemného pochopení a spolupráce na základě dosažení porozumění ve společných cílech (mezi managementem firmy a zaměstnanci, mezi manažerem a jeho týmem, mezi týmy a pracovníky navzájem).
  • Ovlivňování a vedení k žádoucím postojům a pracovnímu chování pracovníků, zajištění stability a loajality pracovníků.
  • Neustálé udržování zpětné vazby a zavádění zjištěných poznatků do praxe – neustálé zdokonalování komunikace uvnitř firmy.
  • Správná informovanost buduje důvěru u zaměstnanců. Pracovníci potřebují dostávat jasné, přesné, nematoucí a nezkreslené informace. Nutností je také dodávat pozitivní informace pro posilování pozitivní image firmy.

Náplň interní komunikace

Soubor:Interní komunikace.png
Interní komunikace v komunikačním mixu

Prostřednictvím interního PR firma tedy nejen informuje pracovníky, ale i ovlivňuje jejich názory, postoje, pocity a mění chování zaměstnanců. Náplní interního PR je nejen informování zaměstnanců o jejich pracovních úkolech, ale i o strategických prioritách firmy, o úloze, jakou mají při jejich realizaci, a posilování jejich motivace. Motivovaní zaměstnanci, u kterých firma buduje důvěru, se stávají loajálními zaměstnanci. Vnitřní motivace u zaměstnanců je velice důležitá, tito zaměstnanci jsou ochotni pracovat více a lépe v zájmu firmy. Interní PR je trvalá aktiva spojená s budováním firemní identity. Nedílnou součástí interního PR je zpětná vazba. Ta kontroluje veškeré interní aktivity a s její pomocí se dá určit, zdali firma komunikuje efektivně a správně. Na základě zpětné vazby může docházet k obrovským posunům ve firmě a také se díky zpětné vazbě dá předcházet různým konfliktům. Aby management získal efektivní zpětnou vazbu, musí dlouhodobě komunikovat se zaměstnanci a vytvářet si důvěru. Zaměstnanec, který nemá k managementu firmy důvěru a není loajální, nikdy nepodá kvalitní zpětnou vazbu ať z důvodu strachu, nebo se mu jen nebude chtít. Správně fungující interní PR se projevuje celkovou spokojeností zaměstnanců s jejich podnikem. Zaměstnanci jsou hrdí na podnik, ve kterém pracují a šíří jeho dobré jméno. Zaměstnanci jsou vůči firmě loajální a firma se stává stabilní. [1]

Proces interní komunikace

Proces interní komunikace je strukturovaný a je cyklem vzájemně na sebe navazujících činností:

  • Monitoring názorů a postojů
  • Analýza stavu a rozbor faktorů ovlivňující postoje zaměstnanců,
  • Vypracování postupů, plánů a harmonogramů konkrétních akcí,
  • Realizace jednotlivých aktivit,
  • Zpětná vazba, upřesňování dalších postupů.

Monitoring postojů a názorů se provádí pomocí různých průzkumů a anket mezi zaměstnanci, pohovorů a hodnocením ze strany zaměstnanců, které slouží pro vyjádření jejich názorů. Dobrým způsobem jsou oboustranné diskuze a firemní neformální setkání. Například Japonci mají ve zvyku se po práci setkat s kolegy i s vedením, kde mohou neformálně hovořit o různých problémech ve firmě. Uvolňuje to atmosféru a buduje vztahy.

Nástroje interní komunikace

Mezi nejčastěji používané nástroje interní komunikace patří:

  • Osobní, ústní komunikace
  • Týmové porady
  • Firemní mítinky, interní prezentace
  • Interní školící programy
  • Dny otevřených dveří
  • Konzultace
  • Společenské a sportovní akce
  • Výroční zprávy
  • Firemní profil
  • Manuály činností
  • Firemní časopis, bulletin, noviny
  • Nástěnky
  • On-line-nástěnka, intranet
  • Firemní televize, firemní rozhlas
  • Firemní předměty a dárky
  • Nabídka firemních produktů a služeb zaměstnancům
  • Firemní oblečení
  • Eventy

Komunikační mix interní komunikace

Komunikační mix (reklama, Public Relations, podpora prodeje, direct marketing a osobní prodej) se ve většině případů využívá ke komunikaci směrem ven, tedy směrem k zákazníkům. kKomunikační mix interní komunikace se pouze liší v zaměření na jinou cílovou skupinu, a to na zaměstnance. Produktem je potom práce, stabilní zázemí, jistoty a nejrůznější bonusy.

Reklama: Propagace nových kampaní, nových zaměstnaneckých výhod, pozvánka na firemní akci na nástěnkách, na intranetu nebo ve firemním časopise.

Podpora prodeje: Dostatek materiálu pro novinky a změny, marketingové materiály a předměty při speciálních kampaních, interní školení, slevy pro nákup firemních i mimofiremních produktů a služeb.

Public Relations: Pravidelné firemní mítinky a sportovní či společenské akce, pravidelná hodnocení, pochůzky manažerů, pravidelná zpravodajství o úspěších firmy a obecné dění ve firmě na intranetu, e-mailem nebo časopisu.

Sponzorování: Zaměstnanecké výhody, příspěvky na kulturu a sport, sportovní firemní tým a firemní oblečení.

Přímí a interaktivní marketing: Zpravodajství, intranetové prezentace, on-line kontakt, letáky propagující změny nebo nové produkty.

Důsledky nefungující interní komunikace

Nefungující interní komunikace je jedna z příčin konfliktů ve firmě. Další možné zdroje konfliktů mohou být sociální chování jedinců (např. chronický potížista), nedorozumění (např. nedostatečné vysvětlení pracovních úkolů), špatná sociální práce ve firmě (špatný výběr nových zaměstnanců) a styl vedení (např. přílišný sklon k byrokracii). V případě, že interní komunikace nefunguje, může to být z důvodu nejednoznačných informací, jejich neúplnosti a nedostatku. Kvůli tomu pak vzniká informační šum, který snižuje efektivitu činnosti podniku. Nedochází-li ve firmě k integraci jednotlivých komunikačních strategií, může docházet k problémům mezi externí a interní komunikací. To se projevuje jako nesoulad toho, co firma dělá a co říká. Zdrojem problému může být nefungující interní komunikace.

Důsledky špatné interní komunikace se u zaměstnanců projevuje jako demotivace, nerozhodnost, pasivita, frustrace, ztráta důvěry ve firmu, ztráta loajality nebo snížená výkonnost pracovníků. To pak může přerůstat ve vysokou míru fluktuace pracovníků, ve špatnou koordinaci procesů a činností, v nezájem o dosahování vytyčených cílů, ve stanovení špatné strategie na základě nefungující zpětné vazby, v neefektivní marketingové řízení a v konkurenční neschopnost celé firmy. Jedním ze silně demotivačních prvků je vnímání jakékoliv nespravedlnosti. Může to být upřednostňování někoho jiného (rodinného příslušníka, kamaráda), nebo opravdového odborníka, který má díky svým znalostem a schopnostem určité výhody oproti ostatním pracovníkům.

Literatura

  • ARMSTRONG, Michael. Armstrong´s handbook of human resource management practice. 11. London : Kogan Page, 2009.
  • HOLÁ, Jana. Interní komunikace ve firmě. Vyd. 1. Brno : Computer Press, 2006.
  • TOMŠÍK, Pavel. Teorie motivace a odměňování pro řízení lidských zdrojů. 1. Brno : Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně, 2005.
  • VYMĚTAL, Jan. Průvodce úspěšnou komunikací : Efektivní komunikace v praxi. Praha : Grada Publishing, a.s., 2008.
  • VYSEKALOVÁ, Jitka; MIKEŠ, Jiří. Image a firemní identita. 1. vyd. Praha : Grada, 2009.

Externí odkazy


Citováno z „http://ww.multimediaexpo.cz/mmecz/index.php/Intern%C3%AD_komunikace“